Tenha excelência até nos seus e-mails

Eu sempre gostei de escrever, de ler e, como gestor de T.I., por anos lidava com e-mails da minha equipe e externos, todos os dias. Recentemente, Priscila dos Santos Machado – de Feira de Santana, BA – fez uma pergunta em um dos meus artigos sobre boas práticas para e-mails. Como ela mesma sugeriu, estou compartilhando a resposta que enviei, caso seja útil para mais alguém! Confira:

1 - Quebre o texto em parágrafos, se possível pulando uma linha. Visualmente mais agradável e evita o peso provocado por ter de ler um bloco enorme com todo o texto junto.

2 - Evite e-mails muito longos. Tente ser o mais direta possível. Tempo é valioso demais e, se a pessoa já desanimar antes de ler seu e-mail, por conta do tamanho dele, provavelmente o que ler (se ler tudo) lerá com menos concentração e interesse.

3 - Cores, negrito e caixa alta devem ser evitados. Principalmente usar todos juntos! Já é cultura considerar que caixa alta é uma forma de "gritar" o que se escreve, mais um motivo para evitar. Se for muito importante chamar a atenção para um trecho utilize apenas o negrito ou o itálico. Pontos de exclamação também devem ser utilizados com moderação.

4 - Não utilize o e-mail corporativo para nada pessoal. Registros em sites, redes sociais, etc. Primeiro por não ter a ver com seu trabalho, segundo porque você perde esta referência se sair da empresa (por exemplo para resgatar uma senha) e por fim, corre risco de, saindo da empresa, outra pessoa ter acesso à sua conta e, consequentemente, os locais onde se registrou.

5 - Antes de enviar, releia com atenção. Se puder ser em voz alta será ainda mais fácil de perceber erros. Verifique se está sendo claro e objetivo. Verifique os erros de português (ortografia, sintaxe, pontuação, tudo!) . Se sua ferramenta de e-mail não verificar ortografia, jogue o texto no Word.

6 - Confira o destinatário. Podemos nos meter em confusão séria enviando e-mails para a pessoa errada. Começar a digitar o primeiro nome do destinatário e sair clicando é perigoso! Verifique também se, alguns minutos após enviar, você não recebeu uma mensagem informando que aquele destinatário não existe. Basta uma letra errada para o sistema não localizar. E atenção, muitos servidores de e-mail possuem mensagens automáticas, em inglês, que são confundidas com SPAM por quem as recebe. Se receber uma mensagem meio confusa, em inglês, não abra qualquer anexo, mas verifique se no corpo da mensagem não está um endereço de e-mail que você utilizou recentemente como destinatário.

7 - Avalie sua assinatura. Pode ser útil ter outras formas de contato como telefone, website, etc. Mas cada caso é um caso. Por isso, avalie!

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Te desejo sucesso!